R2M:
מפעל שלם על מערכת עבודה משותפת ושקופה

R2M היא חברה תעשייתית הכוללת מטה ומפעל ייצור, עם עשרות עובדים, מחלקות מגוונות ומנהלים בדרגים שונים. כמו בהרבה ארגוני ייצור - ניהול הפרויקטים היה מפוזר, הבקשות התבצעו בקווים לא פורמליים, ולא הייתה מערכת אחת שמחברת את כולם.

האתגר...

אתגר #1

חוסר בשפה ניהולית משותפת

מחלקות שונות ניהלו פרויקטים ומשימות בדרכים שונות - מייל, WhatsApp, קבצי אקסל. לא היה מקום אחד שבו כולם רואים מה קורה

אתגר #2

בקשות שירות ללא מסלול אחיד

בקשות בין-מחלקתיות "נפלו בין הכסאות" - לא היה ברור מי אחראי, מה הסטטוס, ומתי הבקשה תטופל

אתגר #3

אינטגרציות מרובות

הצוות עבד ב-Google Drive ו-Google Docs - כל הקבצים, התיעוד ודוחות הפרויקטים חיו שם. היה צורך לחבר את הסביבות בלי לאבד הרגלי העבודה הקיימים

אתגר #4

חשש מאימוץ חלקי

גם כשהמערכת מוכנה - הסיכון הגדול הוא שרק אדם אחד ישתמש בה. ארגון שבו כולם עסוקים, ולא כולם "טכנולוגיים" - חייב הטמעה שמנגישה את המערכת לכולם, לא רק לאלופי המשרד

תהליך ההטמעה

שלב א'

איתור נקודות כאב וצרכים

• הצגת פתרון monday service לניהול פרויקטים ובקשות שירות • גיבוש המלצה מותאמת לאופי הארגון

שלב ב'

אינטגרציות

• הגדרת מבנה תיקיות ב-Google Drive - היררכיה שמשקפת את מבנה הפרויקטים ב-monday • חיבור Google Drive ו-Google Docs ל-monday - יצירה אוטומטית של מסמכים בפרויקטים • בדיקות ותיקון - זיהוי ופתרון שגיאות ביצירת קבצים אוטומטיים • הגדרת Workflow - אוטומציות שמפעילות יצירת מסמכים ברגע שפרויקט נפתח

שלב ג'

בניית ארכיטקטורת שלושת השכבות

שכבה 1 - תכנון: כל עובד יכול ליזום פרויקט שכבה 2 - פרויקטים פעילים: רק אנשים ספציפיים מאשרים - ברגע האישור, אוטומציה יוצרת לוח פרויקט מלא עם שלבים ומשימות שכבה 3 - שלבים ומשימות: ניהול מפורט של כל פרויקט - אחריות, סטטוסים, תאריכים

שלב ד'