מסע שחרור:
מפנייה ראשונה ועד סיום הקבוצה, בתהליך דיגיטלי אחד

מסע שחרור מלווה משתתפים בתהליך קבוצתי, מהפנייה הראשונה ועד סיום הקבוצה. לפני הפרויקט הפניות הגיעו מכמה ערוצים ונוהלו ידנית, לא היה כרטיס אחד לכל משתתף, והתקשורת עם המשתתפים ועם המנחים החיצוניים הייתה עמוסה וידנית.

האתגר...

אתגר #1

ניהול פניות בלי מערכת אחידה

פניות חדשות מגיעות מכמה ערוצים ומנוהלות ידנית - ללא מעקב סדור, ללא ראייה ברורה של מי בשלב הקליטה, מי ממתין, ומי כבר בקבוצה. מידע נפל בין הכיסאות

אתגר #2

כרטיס ביקור לכל משתתף לא קיים

לכל לוחם או סיירת שמצטרפים למסע נדרש פרופיל מפורט עם רקע, תחומי צרכים, מידע על אובדן ועוד. המידע הזה היה מפוזר במסמכים שונים ולא נגיש לצוות

אתגר #3

מנחים חיצוניים ללא גישה מאובטחת

המנחים הם פרילנסרים חיצוניים שצריכים גישה לנתוני הקבוצה שלהם בלבד - לא לכל המערכת. לא הייתה דרך לנהל זאת בצורה מבוקרת

אתגר #4

תקשורת ידנית ועמוסה עם משתתפים

שליחת טפסים, הודעות הכנה לקבוצה, אישורי הגעה וסיכומים - הכל נעשה ידנית, פגישה אחר פגישה. מעמיס על הצוות ולא עקבי בין קבוצות שונות

אתגר #5

עדיפויות ותיעדוף לידים - בלי לוגיקה

לא הייתה שיטה לתעדף איזה פנייה דחופה יותר, איזו קבוצה מותאמת ל"ליד" מסוים, ומה הסיכוי שהוא יצא לדרך

תהליך ההטמעה

שלב א'

מיפוי ובניית מבנה הלוחות

• הגדרת לוח "פניות חדשות" • עיצוב ההיררכיה: הבחנה בין מידע שנגלה לצוות לבין מידע שמוסתר לפי שלב בתהליך • ניקוי חשבון ה-monday הקיים, הסדרת הרשאות ועקרונות עיצוב ברורים לכלל הלוחות

שלב ב'

בניית טפסי קליטה וכרטיס הביקור

• עיצוב טפסי הקליטה עם שדות מדויקים • חלוקת כרטיס הביקור למקטעים עם כותרות לשם פשטות הקריאה • קביעה אילו שדות מופיעים בשלב הפנייה ואילו עוברים לכרטיס הביקור בלבד • תכנון לוגיקות תצוגה מותנות - הצגת שדות רלוונטיים בלבד לפי מצב המשתתף

שלב ג'

אוטומציות, Sequences ותקשורת אוטומטית

• בניית מערכת Sequences - שליחה אוטומטית של טפסים שונים לפי שלב במסע (אחרי כנס היכרות, לפני הטיסה, אישורי הגעה ועוד) • הגדרת הודעות אוטומטיות - כל קבוצה מקבלת תכנים מותאמים עם אפשרות לשינוי הטקסט הספציפי לאותה קבוצה • בניית תצוגות (Views) מותאמות לפי קבוצה ולפי שלב • ניהול פרטי טיסות כחלק ממסע הדאטה של כל משתתף

שלב ד'

מנחים חיצוניים ומודל הרשאות

• הטמעת מנגנון לניהול גישה מנחים חיצוניים • כל מנחה רואה רק את הקבוצות שלו, לא את שאר המערכת • הכנת חומרי הדרכה לאימוץ המשתמשים החיצוניים

שלב ה'

השקת הקבוצה הראשונה

• השלמת בניית המערכת לקראת הפעלה עם קבוצה ראשונה • גיבוש לוח הזמנים להשקה תוך קביעה שתיקי מסע יטופלו בשלב מאוחר יותר • בניית מערכת לידים בתשלום עם הודעות WhatsApp אוטומטיות למעקב ולהגדלת שיעור ההמרה