אתגר #1
תוכניות עבודה שנשארו על המדף
ניהול תוכניות העבודה השנתיות נעשה בקבצי אקסל מפוזרים, ללא מעקב שוטף ובלי יכולת לראות תמונת מצב עירונית בזמן אמת. תוכניות נכתבו בתחילת השנה ולא עודכנו לאורכה
עיריית באר שבע:
מתוכניות עבודה על המדף למערכת עבודה חיה
עיריית באר שבע היא אחת הערים הגדולות בישראל, עם עשרות אגפים, מינהלים ומחלקות הפועלים במקביל. מאות עובדים, מנהלי אגפים, מובילות תכנון ומנכ"לית - כולם נדרשים לעבוד לפי תוכניות עבודה שנתיות, לדווח על ביצוע ולהציג תמונת מצב עירונית אחידה.
האתגר...
אתגר #2
היררכיה ארגונית מורכבת
העירייה מאורגנת בשכבות: מנכ"לית ← מינהלים ← אגפים ← מחלקות, כאשר לכל אחת מהישויות הללו צרכים ייחודיים
אתגר #3
חוסר בשפה משותפת לניהול שותפויות
חלק מהמשימות חוצות גבולות אגפים - ולא הייתה שפה משותפת לניהולן. שותפויות בין-אגפיות נפלו בין הכיסאות ולא היה מי שאחראי על המעקב
אתגר #4
קושי בדיווח ובקרה
הבקרה הרבעונית נעשתה בצורה low tech - עם אקסלים והרבה עבודה ידנית. לא הייתה אפשרות לראות בזמן אמת מי דיווח, מה מצב הביצוע ואיפה הצוות תקוע
תהליך ההטמעה
שלב א'
אפיון מעמיק והבנת עולם המונחים
• מיפוי ההבדל בין "פרויקטים" לבין "עבודה שוטפת" בשפה העירונית
• הבנת רמות הניהול: מנכ"לית, ראשי מינהלים, ראשי אגפים
• גיבוש מבנה מטרות ליבה, מדדי הצלחה ומשימות מרכזיות
• הגדרת גישת ההטמעה: "בקרה תחילה - תכנון לאחר מכן"
שלב ב'
בניית מבנה ומעבר לשרת ישראלי
• בניית לוחות תוכניות עבודה שנתיות עם מבנה אחיד לכל האגפים
• מעבר מחשבון Enterprise לשרת ישראלי - תהליך מורכב שכלל מיגרציה מלאה של נתונים
• הגדרת לוגיקת הרשאות: כל דרג רואה את מה שרלוונטי לו בלבד
• פתיחת יוזרים אישיים לכל מנהל (לא חשבונות משותפים ליחידות)
שלב ג'
פיילוט עם אגפים נבחרים
• הצגת המערכת לראשי אגפים ומובילות תכנון - איסוף משוב מהשטח
• תיקוף מבנה הנתונים ומדדי ההצלחה
• הדרכות ייעודיות למובילות תכנון
• עיצוב דשבורד מנהלים ודשבורד מנכ"לית
שלב ד'
הרחבה לכלל העירייה ויום הדרכה
• יום הדרכה מרוכז לכלל מובילות התכנון
• מפגשי זום לפתיחת יוזרים ותמיכה טכנית פרטנית
• הדרכה על ניהול משימות יומיומיות כשכבת ערך נוספת
• בקרה חציונית על תוכניות עבודה 2026 - ישירות ב-monday, ללא אקסלים
שלב ה'
בניית דשבורד מנכ"לית ומודול שותפויות
• דשבורד מנכ"לית המציג תמונת מצב עירונית לפי מינהלים ואגפים
• מודול שותפויות בין-אגפיות ברמת מאקרו (אישור השותפות) ומיקרו (אבני דרך ומשימות משותפות)
• הגדרת חובת חסמים: סטטוסים כמו "בוצע באופן חלקי", "השהיה" ו"בוטל" מחייבים הסבר
• תכנון סוכן AI לחילוץ תובנות על ביצוע אגפי - השוואת ערך רצוי מול ערך בפועל
תוצאות
האגפים עובדים היום על פלטפורמה אחת, אחידה ועדכנית
המנכ"לית, מנהלי המינהלים ומנהלי האגפים מקבלים ראייה ניהולית בזמן אמת - ללא צורך בדוחות ידניים
בקרות חציוניות מתבצעות ישירות ב-monday, ללא אקסלים
מודול שותפויות מאפשר לאגפים לתאם משימות חוצות גבולות בשפה אחידה
חוויית המשתמש שופרה - מעבר מאקסלים מפוזרים לסביבה גמישה ואינטואיטיבית
תכנון שנתי 2027 מתבצע כולו ב-monday, כולל מטרות ליבה, מדדי הצלחה ואבני דרך
השלב הבא
מה עכשיו עם בינה מלאכותית
הארגון שלך.
צריך טוויסט.
השאירו פרטים, וספיר, מנהלת הלקוחות שלנו, תחזור אליכם בטלפון
כדי למפות איפה בינה מלאכותית תייצר לכם יותר ערך.
