המשרד להגנת הסביבה:
עשרות יחידות על מערכת עבודה אחת

המשרד להגנת הסביבה הוא גוף ממשלתי רחב היקף, הכולל מחלקות, מחוזות, אשכולות ויחידות רוחב רבות הפזורות ברחבי הארץ. עשרות עובדים, מנהלים בדרגים שונים, ותוכניות עבודה שנתיות המחייבות מעקב, בקרה ודיווח - כלפי ההנהלה ומנהל הכללי.

האתגר...

אתגר #1

מערכת קשיחה וחוויית משתמש שלא עובדת

ניהול תוכניות העבודה נעשה במערכת מסובכת וקשיחה, שחוויית המשתמש בה הייתה רחוקה מלהיות טובה. עובדים ומנהלים התקשו לעדכן, לעקוב ולדווח - מה שהוביל לתת-שימוש כרוני ולפערי מידע

אתגר #2

היררכיה ארגונית מורכבת

המשרד מאורגן בשכבות: מנכ"ל ← אגפים ← אשכולות ← מחוזות ← יחידות. כל רמה זקוקה לראייה שונה של הנתונים - מה שיוצר אתגר ניכר בהגדרת הרשאות, תצוגות ודרכי עבודה

אתגר #3

ניהול משימות בין-יחידתי

חלק מהמשימות חוצות גבולות יחידה, מחוז ואשכול - ולא הייתה שפה משותפת לניהולן. משימות "נפלו בין הכיסאות" ולא היה מי שאחראי על המעקב.

אתגר #4

אשכול תעשיות - עולם מקביל

אשכול תעשיות עבד על מערכת נפרדת לחלוטין, מה שיצר חוסר עקביות, כפילות עבודה, וקושי אמיתי בפיקוח ממרכז המשרד

אתגר #5

אבטחה וניהול משתמשים

עשרות משתמשים בדרגות הרשאה שונות, ללא מדיניות גישה אחידה - ובעיות כניסה תכופות שגרמו לתסכול יומיומי

תהליך ההטמעה

שלב א'

הדרכות יסוד ו-Onboarding

הדרכות שעסקו בהזנת תוכניות עבודה, ניהול אישי במערכת (התראות, פרופיל, עדכון משימות) וארגון לפי שנת תכנון.

שלב ב'

אפיון מעמיק וגיבוש ארכיטקטורה

• מיפוי כל תהליכי המשרד - חוזים, התקשרויות, בקשות רכש, הזנת בקרה והסדרת תקופת התכנון • בניית מבנה היררכי מדויק ב-monday • עיצוב לוגיקת הרשאות - כל דרג רואה את מה שרלוונטי לו בלבד • אפיון נתיבי בקשה שונים

שלב ג'

בניית דשבורד מנכ"ל

תוכנן ונבנה מסך ניהולי שמאפשר למנכ"ל לראות ולהשוות סטטוסים, התקדמות תוכניות עבודה ומדדים - ברמת אשכול, מחוז ויחידה, בזמן אמת

שלב ד'

פתרון SSO ואבטחת גישה

הטמענו Single Sign-On (SSO) למערכת - מה שחיסל את בעיות הכניסה הכושלות, הפחית את הצורך בתמיכה טכנית שוטפת, ושיפר דרמטית את חוויית ההתחברות לכל עובדי המשרד

שלב ה'

מעבר אשכול תעשיות

• מיפוי מלא של כל המשתמשים, המשימות והנתונים הקיימים • בניית לשוניות צפייה ברמת אשכול - כך שמנהל תעשיות יוכל לראות את עולמו בלי לאבד את ההקשר הארגוני הרחב יותר • תוכנית הדרכה ייעודית לאנשי תעשיות, שלא הכירו את הסביבה