אתגר #1
ניהול תוכניות עבודה ללא כלי מעקב אחיד
כל אגף ניהל את תוכנית העבודה שלו בנפרד - בקבצי Excel, מסמכי Word ומיילים. לא הייתה שפה משותפת, לא ראייה ניהולית מרכזית, ולא יכולת לעקוב אחרי ביצוע בזמן אמת
ועדת הבחירות המרכזית לכנסת:
מבצע בחירות לאומי במערכת עבודה אחת
ועדת הבחירות המרכזית לכנסת היא הגוף הממלכתי האחראי על ניהול הבחירות בישראל. מדובר בארגון מורכב הכולל מטה מרכזי, ועדות אזוריות, אגפים מקצועיים ומאות עובדים ומתנדבים שמגויסים לפעולה בתקופת בחירות. בנוסף לניהול השוטף, הוועדה מפעילה מבצעי בקרה מורכבים ביום הבחירות עצמו - עם שיבוצי כוח אדם, חדרי בדיקה, משמרות ומנגנוני פיקוח.
האתגר...
אתגר #2
מבצע בחירות שנוהל ידנית
שיבוץ מאות עורכי דין ואנשי מבצע לחדרי בדיקה ומשמרות נעשה בגיליונות אקסל ובמיילים אישיים. לא הייתה שליטה על מי שובץ לאיפה, מי הגיע בפועל, ומה קרה בחריגות
אתגר #3
ניהול דיוני מנכ"ל ללא מערכת
ישיבות הנהלה, החלטות ומשימות נגזרות נוהלו במסמכי Word שנשלחו לפני הישיבה ולאחריה - ללא מעקב על ביצוע, ללא קשר בין ישיבה לישיבה, ובלי יכולת למדוד אפקטיביות
אתגר #4
אתגרי הרשאות ואבטחת מידע
הוועדה פועלת בסביבת הכנסת עם דרישות אבטחת מידע מחמירות - חיבור מיילים, הרשאות גישה ודשבורדים דרשו תיאום מול גורמי מחשוב ואבטחה
תהליך ההטמעה
שלב א'
תוכניות עבודה ואפיון ארכיטקטורה
• מיפוי כל תהליכי הניהול - תוכניות עבודה שנתיות, מעקב ביצוע, בקשות שינוי
• בניית מבנה לוחות היררכי: לוח מטה, לוחות אגפיים, ולוחות ועדות אזוריות
• הגדרת לוגיקת הרשאות - כל דרג רואה את מה שרלוונטי לו בלבד
• הפרדה ברורה בין "שגרה" לבין "מבצע בחירות"
שלב ב'
פיילוט ראשוני ואיסוף משובים
• הצגת המערכת לצוות הליבה
• איסוף משובים מהשטח - מה עובד, מה מסורבל
• תיקון בעיות נגישות ו-UX בזמן אמת
• הכנת יום הדרכה כללי לכלל המשתמשים
שלב ג'
הדרכה והטמעה רחבה
• הדרכות מובנות לצוותי המטה ולאגפים
• בניית דשבורד מנכ"ל/ית - מסך ניהולי שמאפשר ראייה בזמן אמת על ביצוע תוכניות עבודה ברמת אגף, מחוז ויחידה
• הכנת תשתית לפיילוט ועדות אזוריות
שלב ד'
פיילוט ועדות אזוריות
• הרחבת המערכת לועדות האזוריות
• כנס מנהלי ועדות - הצגת המערכת ואיסוף דרישות
• בדיקת המערכת בסביבה אזורית ואיסוף משובים
שלב ה'
ניהול דיוני מנכ"ל ואפליקציה ייעודית
• יצירת דיון עם נושאים, אג'נדה ומשתתפים
• תיעוד החלטות ומשימות נגזרות מכל דיון
• מדידת אפקטיביות - כמה משימות בוצעו, כמה בעיכוב
• ייצוא אוטומטי לסיכום Word לצרכים רשמיים
תוצאות
כל אגפי המטה והועדות האזוריות עובדים על פלטפורמה אחת, אחידה ועדכנית
מנכ"ל/ית הוועדה מקבל//ת ראייה ניהולית בזמן אמת - ללא צורך בדוחות ידניים
דיוני המנכ"ל מנוהלים עם אג'נדה, החלטות, משימות ומדידת אפקטיביות
תהליכי אבטחת מידע הוסדרו בהתאם לדרישות סביבת הכנסת
תמיכה שוטפת נתנה ביטחון לצוותים לאמץ את המערכת ולגדול בתוכה
השלב הבא
מה עכשיו עם בינה מלאכותית
הארגון שלך.
צריך טוויסט.
השאירו פרטים, וספיר, מנהלת הלקוחות שלנו, תחזור אליכם בטלפון
כדי למפות איפה בינה מלאכותית תייצר לכם יותר ערך.
