קרן קיילי:
ניהול מענקים ממיילים ואקסלים למערכת אחת

קרן קיילי מנהלת מענקים ותרומות לעמותות ולפרויקטים. לפני הפרויקט, כל מידע על עמותה, פרויקט או תשלום היה מפוזר בין תיבות מייל, קבצי אקסל ומסמכים, וכשהגיע מייל על פרויקט שנקבע חצי שנה קודם, נדרש חיפוש ממושך כדי לאסוף את ההקשר.

האתגר...

אתגר #1

מידע מפוזר בין מיילים, אקסלים ומסמכים

כל מידע על עמותה, פרויקט או תשלום היה מפוזר בין תיבות מייל, קבצי אקסל ומסמכים שונים. כשהגיע מייל על פרויקט שנקבע חצי שנה קודם - נדרש חיפוש ממושך כדי לאסוף את ההקשר

אתגר #2

אין מעקב תשלומים מסודר

לא הייתה שיטה אחידה לעקוב אחר מצב תשלומים - מה אושר, מה שולם בפועל, מה עדיין ממתין.

אתגר #3

תהליך אישור ידני ולא מתועד

כל בקשת מענק הגיעה בצורה שונה - מייל, שיחה, מסמך. לא הייתה שפה אחידה לניהול הזדמנויות, ללא תהליך ברור מרגע הבקשה ועד לתשלום

אתגר #4

QuickBooks

נתוני התשלומים ב QuickBooks ונתוני הקרן היו עולמות נפרדים לחלוטין, מה שחייב עבודה כפולה ויצר פערים בדיווח

אתגר #5

ניהול עמותות ללא מסד נתונים

לא הייתה רשימה מסודרת של עמותות, אנשי קשר - כל פרויקט חדש דרש איסוף מחדש של פרטים שכבר היו קיימים

תהליך ההטמעה

שלב א'

אפיון מעמיק ובניית מודל נתונים

• Opportunities - בקשות לתרומות • Non-Profits - מאגר עמותות עם אנשי קשר • Projects - פרויקטים מאושרים עם תקציב, ציר זמן ואבני דרך • Milestones & Reports - אבני דרך ודוחות ביצוע מהנתרמים • Payments - מעקב אחר תרומות שבוצעו ותרומות מתוכננות

שלב ב'

בניית הלוחות והטפסים

• בניית לוח Opportunities עם טופס קבלה מקוון - כל בקשת מענק נכנסת דרך טופס אחיד • לוגיקה מותנית בטופס: הפרדה בין עמותות חדשות לעמותות קיימות • לוח Payments עם מעקב סטטוס תשלומים

שלב ג'

אינטגרציה עם QuickBooks

• חיבור QuickBooks ל-monday.com דרך פלטפורמת Make • הגדרת מזהים ייחודיים לכל תשלום למניעת כפילויות • סנכרון תאריכי תשלום שמתעדכנים רק לאחר ביצוע ההעברה בפועל • הגדרת מדיניות אבטחה ברורה לגישה לנתונים פיננסיים

שלב ד'